KI & Digital · Dokumentenassistenten

KI Dokumentenassistent: Fragen an Verträge, Handbücher und Richtlinien

Ein KI Dokumentenassistent beantwortet Fragen zu Ihren Dokumenten und zeigt die Fundstelle an, statt nur zu behaupten. So finden Mitarbeitende Fristen, Beträge und Regeln schneller und können jede Auskunft im Original prüfen. Probieren Sie es an drei Beispieldokumenten aus.

Auf einen Blick

  • Fragen stellen und die Fundstelle im Dokument markiert sehen
  • Fristen, Beträge und Kontaktdaten übersichtlich extrahieren
  • Zusammenfassung mit klarer Kennzeichnung, wie sie entsteht
  • Vertraulichkeit und Löschfristen von Anfang an geregelt

Live-Demo

Live ausprobieren: der Dokumenten-Workspace

Wählen Sie ein Beispieldokument, stellen Sie Fragen, erstellen Sie eine Zusammenfassung oder extrahieren Sie Angaben. Die drei Dokumente sind frei erfunden. Eigene Textdateien bis 200 KB werden nur in Ihrem Browser verarbeitet und nicht hochgeladen.

KI-Schnittstelle · Demo-Modus ohne KI Live-Demo · KI-Dokumentenassistenten

Fragen an Beispieldokumente stellen, Zusammenfassungen und Fundstellen erhalten.

Demo: Suche in Textabschnitten mit Fundstellen im Browser, kein Sprachmodell. Im Projekt: Sprachmodell über Ihren Server mit Größenlimits, ohne Speicherung. Alle Demos im Digital Experience Lab

Kurz erklärt

Was ist ein KI-Dokumentenassistent?

Ein KI-Dokumentenassistent beantwortet Fragen zu Verträgen, Handbüchern oder Richtlinien und zeigt die Stelle im Dokument, aus der die Antwort stammt. Er fasst Inhalte zusammen und zieht Daten wie Fristen oder Beträge heraus. Vertrauliche Dokumente verarbeitet er nur in einer abgesicherten Umgebung.

Funktionen

Was ein Dokumentenassistent kann

Fragen mit Fundstelle

Der Assistent antwortet zu einer konkreten Stelle. Ein Klick markiert den Satz im Dokument.

Zusammenfassung

Ein kompakter Überblick je Abschnitt, mit Hinweis, ob er automatisch ausgezogen oder neu formuliert wurde.

Informationen extrahieren

Fristen, Geldbeträge, Kontakte und technische Werte erscheinen als Tabelle mit Fundstelle.

Rückfragen bei Unklarem

Ist eine Frage zu allgemein, schlägt der Assistent passende Abschnitte vor, statt zu raten.

Nachprüfbar statt Blackbox

Jede Antwort verweist auf die Stelle, aus der sie stammt. Wichtige Angaben prüfen Sie im Original.

Vertraulich gedacht

Zugriff, Speicherung und Löschung der Dokumente werden vorab festgelegt, nicht im Nachhinein.

Anwendungsfälle

Typische Anwendungen für Dokumentenassistenten

01

Verträge und Bedingungen

Kündigungsfristen, Laufzeiten und Haftungsgrenzen lassen sich per Frage finden, mit Verweis auf den Paragrafen.

02

Handbücher und Datenblätter

Servicetechniker und Vertrieb erhalten Maße, Leistungsdaten und Hinweise, ohne ein ganzes Dokument zu lesen.

03

Richtlinien und Hausordnungen

Mitarbeitende, Gäste oder Mieter finden Regeln zu Ruhezeiten, Stornierung oder Kaution.

04

Wissensdatenbank im Intranet

Abläufe, Anleitungen und Formulare werden für alle befragbar, auf Basis freigegebener Dokumente.

Ihr Nutzen

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Mitarbeitende finden Antworten schneller und müssen weniger durch lange Dokumente blättern.
  • Fundstellen machen Antworten überprüfbar und senken das Risiko, sich auf Fehler zu verlassen.
  • Neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schneller in Regeln und Abläufen zurecht.
  • Wissen, das in Ordnern verteilt liegt, wird an einer Stelle befragbar.
  • Regeln zu Vertraulichkeit und Löschung sind von Beginn an Teil der Lösung.

Branchen

Beispiele nach Branchen

Handwerk und Gebäudetechnik

Wartungsverträge, Herstellerdatenblätter und Prüfprotokolle lassen sich zu Fristen und Werten befragen.

Hotels und Ferienanlagen

Hausordnung und Buchungsbedingungen beantworten Fragen zu Stornofristen, Haustieren und Ruhezeiten.

Immobilien und Verwaltung

Mietverträge, Protokolle und Betriebsanleitungen werden für Mitarbeitende und Mieter durchsuchbar.

Regionale Dienstleister und KMU

Qualitätsrichtlinien, Angebotsvorlagen und Einarbeitungsunterlagen stehen als Frage-Antwort-Werkzeug bereit.

Technik

Technische Umsetzung: Fundstellen, Grenzen und Vertraulichkeit

Dokumente werden in Abschnitte zerlegt und durchsuchbar gemacht. Eine Frage findet die passenden Sätze, optional formuliert ein Sprachmodell daraus eine Antwort und nennt die verwendeten Abschnitte. Die Zusammenfassung in der Demo ist ein automatischer Auszug der wichtigsten Sätze, die Extraktion arbeitet mit festen Mustern für Datum, Frist, Betrag und Kontakt. Beides ist so gekennzeichnet.

Bei Dokumenten Ihres Unternehmens legen wir vorab fest, wer sie sehen darf, wo sie verarbeitet werden und wann sie wieder gelöscht werden. Es gelten Größen- und Formatgrenzen, hochgeladene Dateien werden geprüft und nicht dauerhaft gespeichert, wenn Sie das nicht wünschen. Der Zugang zum Sprachmodell erfolgt serverseitig, ohne Schlüssel im Browser.

Integration

Integration in Intranet und Microsoft 365

Ein Dokumentenassistent lässt sich in Ihr Intranet einbinden, sodass er mit den Berechtigungen Ihrer Mitarbeitenden arbeitet. Wenn Ihre Dokumente in Microsoft 365 liegen, prüfen wir gemeinsam, welche Bibliotheken angebunden werden sollen und welche nicht. Dazu passt unsere Betreuung der Microsoft 365 Administration, damit Berechtigungen und Aufbewahrung sauber geregelt sind.

Projektablauf

So entsteht Ihre Lösung

01

Dokumente und Fragen sammeln

Wir klären, welche Dokumente befragt werden sollen und welche Fragen im Alltag wirklich auftauchen.

02

Vertraulichkeit festlegen

Zugriff, Verarbeitungsort, Speicherung und Löschfristen werden schriftlich vereinbart.

03

Aufbereiten und testen

Wir zerlegen die Dokumente, prüfen Antworten und Fundstellen und passen Grenzen an.

04

Einführen und pflegen

Wir binden den Assistenten ein, schulen Ihr Team und klären, wie neue Dokumente hinzukommen.

Häufige Fragen

Häufige Fragen

Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns.

Ja, als Textdatei bis 200 KB. Sie wird ausschließlich in Ihrem Browser verarbeitet und nicht hochgeladen. PDF-Dateien unterstützt die Demo nicht.

Der Assistent zeigt deshalb immer die Fundstelle. Bei Sprachmodellen sind Fehler möglich, wichtige Angaben wie Fristen oder Beträge sollten Sie im Original prüfen.

Das regeln wir vor dem Start: Wer Zugriff hat, wo verarbeitet wird und wann gelöscht wird. Wir empfehlen, nur die Dokumente anzubinden, die tatsächlich befragt werden sollen.

In einem Projekt ja, zum Beispiel mit Texterkennung für Scans. Die öffentliche Demo verzichtet bewusst auf Uploads.

Die Zusammenfassung zeigt je Abschnitt den wichtigsten Satz. Die Extraktion sucht gezielt nach Angaben wie Datum, Betrag und Kontakt und listet sie mit Fundstelle auf.

Das hängt von Zahl, Art und Qualität der Dokumente sowie von der gewünschten Anbindung ab. Nennen Sie uns Ihre Dokumentarten, dann schätzen wir den Aufwand.

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